Personvernerklæring

Kort fortalt

• Styremedlemmer logger inn med e-postadressen sin. Den e-postadressen har Fellesstyre ansvaret for.
• Medlemslisten og fakturaene tilhører laget. Laget bestemmer over dem, og Fellesstyre behandler dem bare på vegne av laget.
• Vi selger ikke opplysninger, viser ikke reklame og bruker ikke sporing eller analyseverktøy.
• Laget kan laste ned og slette alle dataene sine selv under Innstillinger.

Hvem er ansvarlig

Fellesstyre drives av [Selskapsnavn AS], org.nr. [orgnr], [Postadresse, postnummer og sted]. Du når oss på post@fellesstyre.no.

Ansvaret er delt i to, avhengig av hvilke opplysninger det gjelder:

1. Styremedlemmer som logger inn

For e-postadressen du logger inn med, og opplysninger om hvilke lag du sitter i styret for og hvilken rolle du har, er [Selskapsnavn AS] behandlingsansvarlig.

2. Lagets medlemsregister og fakturaer

For medlemslisten og fakturaene som laget legger inn, er laget behandlingsansvarlig, og [Selskapsnavn AS] er databehandler. Det betyr at vi bare bruker opplysningene til å levere tjenesten til laget, etter lagets instrukser. Vilkårene står i databehandleravtalen. Er du medlem i et lag og har spørsmål om opplysningene om deg, bør du først ta kontakt med styret i laget.

Hvilke opplysninger vi behandler

Om styremedlemmer

• E-postadresse, som brukes til innlogging og til å sende innloggingslenker og invitasjoner.
• Hvilke lag du er med i, og rollen din i styret (leder, kasserer eller styremedlem).
• Hvem som har invitert hvem til styret.
• Tekniske opplysninger som trengs for at innloggingen skal virke: en informasjonskapsel (cookie) med innloggingen din, og logger med IP-adresse og tidspunkt hos våre leverandører.

Grunnlaget er avtalen om å bruke tjenesten (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og vår berettigede interesse i å holde tjenesten sikker (bokstav f).

Om lagets medlemmer

• Navn, e-postadresse, telefonnummer, eiendom eller hytte, og andel.
• Fakturaer: beløp, KID, forfallsdato, om fakturaen er betalt, og når det er sendt påminnelse.

Det er laget som bestemmer hvilke opplysninger som legges inn, og som må ha grunnlag for å behandle dem, for eksempel at det trengs for å kreve inn medlemskontingent eller andel av felleskostnader.

Informasjonskapsler

Vi bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for innloggingen. Vi bruker ingen informasjonskapsler til statistikk eller reklame.

Hvem vi deler opplysninger med

Vi bruker disse leverandørene (underleverandører) for å drive tjenesten. De får bare tilgang til det de trenger for å gjøre jobben sin, og har avtaler som forplikter dem til å beskytte opplysningene.

• Supabase: Database og innlogging, inkludert e-posten med innloggingslenke. Her ligger medlemslisten, fakturaene og styremedlemmenes e-postadresser. Data lagres i EU (Stockholm, Sverige).
• Vercel: Drift av nettsiden. Sidene lages på Vercels servere, og forespørslene går gjennom dem. Funksjonene kjører i EU (Stockholm, Sverige), samme sted som databasen. Vercel er et amerikansk selskap, så noe data kan behandles utenfor EØS. Grunnlag: [overføringsgrunnlag, f.eks. EUs standardkontraktsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework].
• Resend: Utsending av e-post: invitasjoner til styret, fakturaer og purringer til medlemmene. Kan behandle data utenfor EØS. Grunnlag: [overføringsgrunnlag, f.eks. EUs standardkontraktsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework].
• Stripe: Betaling av abonnementet til Fellesstyre (kommer). Stripe får bare opplysninger om den som betaler, ikke medlemslisten. Kan behandle data utenfor EØS. Grunnlag: [overføringsgrunnlag, f.eks. EUs standardkontraktsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework].

Vi deler ikke opplysninger med andre, med mindre loven krever det.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Lagets data lagres så lenge laget bruker Fellesstyre. Lederen kan slette laget med alt innhold under Innstillinger. Da slettes det med en gang. Avslutter laget abonnementet uten å slette selv, sletter vi dataene innen 30 dager.
• Medlemmer som fjernes fra listen, blir liggende skjult i lagets data, slik at fakturaene til dem fortsatt stemmer. De slettes når laget slettes.
• Innloggingen din lagres til du ber oss slette den.
• Sikkerhetskopier kan inneholde slettede data i inntil [antall] dager før de overskrives.

Laget har selv ansvar for å ta vare på det som trengs til regnskapet. Last ned medlemslisten og fakturaene under Innstillinger før laget slettes.

Sikkerhet

All trafikk er kryptert. Hvert lag er skilt fra de andre i databasen, slik at bare de som sitter i styret for laget, ser lagets data. Innlogging skjer med engangslenker på e-post, så det finnes ingen passord som kan lekke.

Dine rettigheter

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger vi har om deg, få dem rettet eller slettet, få dem utlevert i et vanlig filformat, og protestere mot eller be om begrenset behandling. Send en e-post til post@fellesstyre.no, så svarer vi innen 30 dager.

Gjelder det opplysninger i et lags medlemsliste, er det laget som avgjør. Vi sender i så fall henvendelsen videre til styret og hjelper dem å svare.

Mener du at vi behandler opplysninger i strid med reglene, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

Endringer

Endrer vi denne erklæringen på en måte som betyr noe for deg, sier vi fra på e-post eller når du logger inn.